En el complejo mundo legal y de trámites internacionales, el apostillado de documentos y la autenticación (también conocido como legalización de documentos) son dos procesos fundamentales que a menudo generan confusión.
Vamos a ver diferencias entre ambos y proporcionar una guía clara sobre sus respectivos usos.
Lo primero que se debe saber es que el país donde se va a utilizar el documento determina si necesita una apostilla o un certificado de autentificación.
¿Qué es el Apostillado de Documentos?
El apostillado es un procedimiento simplificado de legalización de documentos utilizados en contextos internacionales (para que sus documentos tengan reconocimiento legal en el extranjero).
Esto surgió a partir de la Convención de La Haya de 1961 y tiene como objetivo agilizar la validación de documentos entre países que son signatarios del tratado, por lo tanto, el país donde va a utilizar sus documentos debe estar listado como firmante.
El Salvador es uno de los países firmantes. Puede ver la lista de los miembros aquí.
Proceso de Apostillado de Documentos
Es crucial entender que la notarización es un paso previo indispensable y su correcta ejecución es determinante para que la apostilla sea efectiva. La variación en la comisión de notarios ya sea a través del condado o del estado, añade un nivel adicional de consideración.
Notarización: Paso Preliminar Esencial
La validación por un notario de un documento es un paso crítico en el proceso de apostillado. Es imperativo informarse adecuadamente sobre el proceso de notarización, ya que las reglas pueden variar según si el notario está comisionado a nivel de condado o estado. Sin este paso correctamente realizado, la apostilla no tendrá validez.
Datos Esenciales en el Documento
Cualquier documento destinado al apostillado debe incluir información detallada. Esto incluye el nombre legible del funcionario que firma y la institución a la que pertenece, la fecha de emisión y, por supuesto, los sellos. Estos elementos son esenciales para garantizar la autenticidad del documento.
Idioma Nacional y Traducciones
Es importante destacar que el idioma nacional para el apostillado de documentos en Estados Unidos es el inglés. En el caso de documentos redactados en otro idioma, se requiere una traducción legal y notariada. Esta traducción debe acompañar al documento original para su validación.
Documentos que requieren Apostilla
Estos son algunos de los documentos que, comúnmente, requieren un apostillado:
- Certificados de nacimiento
- Certificados de defunción
- Certificado de matrimonio
- Certificado de divorcio
- Testamentos
- Acuerdos de custodia
- Adopciones
- Diplomas y documentos de educación adquirida
- Órdenes Judiciales
- Poderes notariales
- Facturas comerciales
- Declaraciones juradas
La Autenticación o Legalización de Documentos
A diferencia del apostillado, la autenticación o certificado de autenticación sigue un proceso más tradicional. Se centra en verificar la autenticidad de la firma del funcionario que certifica el documento.
Básicamente, autenticar un documento significa verificar que el mismo es válido y auténtico, y se comprueba que el documento no tiene alteraciones. Prácticamente cualquier documento puede ser autenticado.
Si el país donde desea utilizar su documento no está en la lista de miembros del Convenio de La Haya, usted va a necesitar hacer el trámite de autenticación. Puede verificar el listado de miembros aquí.
Requisitos para la Autenticación de Documentos
Es de importancia señalar que estos pasos pueden variar de un estado al otro, incluso de un condado a otro, pero en términos generales podemos mencionar:
- Legalizar el documento ante notario público.
- Los sellos y firmas deben ser originales.
- Todos los documentos en un idioma extranjero deben ser traducidos al inglés por un traductor certificado y legalizados ante notario como una traducción fiel.
Apostillado de Documentos y Autenticaciones
Ya sea para el apostillado de documentos como para autenticaciones, como Abogado y Notario de la República de El Salvador en todas sus ramas del Derecho, con oficinas legales con sede en la Ciudad de Oakland, CA, y con sucursal en la Ciudad de San Vicente, Departamento de San Vicente, República de El Salvador puedo resolver todo tipo de problemas Jurídicos de los Salvadoreños.
Otras áreas donde podemos servirle son la elaboración de Cartas Poderes para comprar o vender inmuebles hasta su completa inscripción en los Registros de la Propiedad respectivos, permisos migratorios de menores para que puedan salir del país, Reconocimientos de Paternidad Voluntaria y Adopciones en El Salvador, trámites subsidiarios de Partidas de Nacimientos, Matrimonio y de Defunción. Entre otros servicios legales importantes.
No dude en contactarnos si tiene cualquier duda o consulta.